inquiry dan order letter

Inquiry Letter

Inquiry letter adalah sebuah jenis surat permintaan atau permohonan informasi tentang suatu produk, jasa, lowongan pekerjaan atau informasi bisnis lainnya. Biasanya surat ini merupakan sebuah langkah awal dalam membangun sebuah bisnis atau kerjasama dari dua pihak, yakni penyedia produk/jasa dan pembeli produk/jasa tersebut. Dalam surat ini, ada beberapa hal yang di bahas oleh si penyedia jasa/produk yang merupakan pertanyaan dari pembeli agar dapat membantu pembeli itu sendiri untuk mengetahui informasi tentang produk/jasa tersebut. Hal-hal itu mencakup :

a. Nama dan jenis produk
b. Spesifikasi produk, yaitu; tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain;
c. Harga satuannya.
d. Potongan harga;
e. Cara pembayarannya dari pembeli ke penjual;
f. Cara penyerahan produk dari penjual ke pembeli, dan
g. Kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti garansi dan lain-lain.

Contoh dari Inquiry Letter :

PT. ABDURAHMAN PERSADA

Jl. Ujung Harapan Raya No. 57

Kab.Bekasi

                                        2 December, 2011

PT. PRIMA NUGROHO

Jl. Krakatau Blok A7 No.43

Bekasi Timur

Dear Sir or Madam,

We saw your product at International Design of Shoes Fair in Mega Bekasi on 1December 2011 and made interested us.

Please send types of sample, the terms and catalogue of the shoes. If the cost is low and the types of sample are interesting, we will order your product.

We are looking forward to receiving your reply soon.

Yours faithfully,

Deni Soeltoni

Head of Distributor

Contoh balasan Inquiry Letter :

PT. PRIMA NUGROHO

Jl. Krakatau Blok A7 No.43

BekasiTimur

               4 December, 2011

PT. ABDURAHMAN PERSADA

Jl. Ujung Harapan Raya No. 57

Kab.Bekasi

Dear Mr.Deni Soe ltoni,

We thank you for you inquiry of 2 December, 2011. As requested, we enclose our illustrated catalogue which gives complete details of our shoes, together with the prices and the models.

We expect that our catalogue, prices, and the terms give all information requested.

We are looking forward to receiving your order soon.

Yours sincerely,

YudhaPradipta
Chief  Manager

Order Letter

Surat permintaan penawaran adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penawaran. Maksudnya, calon pembeli meminta melalui surat agar penjual mengajukan penawaran secara resmi kepadanya. Dengan adanya penawaran dari penjual nantinya calon pembeli akan mengetahui harga, syarat jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibeli. Inilah yang menjadi tujuan calon pembeli menulis surat permintaan penawaran kepada penjual. Bila calon pembeli telah mengetahui kondisi suatu barang/jasa berikut harga dan syarat jual belinya, tentu ia tidak perlu lagi meminta penawaran dari penjual.

Surat permintaan penawaran diperlukan dalam perdagangan formal yang menuntut prosedur resmi secara resmi secara tertulis. Sebuah perusahaan besar sebagai penjual, misalnya tidaklah dengan begitu saja melayani permintaan penawaran melalui telepon. Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses terjadinya transaksi bisnis. Melalui surat permintaan penawaran calon pembeli bertanya atau meminta keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibelinya. Sebagai reaksinya, penjual menerangkan hal-hal yang ingin pembeli melakukan pesanan dan akhirnya terjadinya transaksi bisnis sebagai puncak proses jual beli.

Ingatlah bahwa semua informasi yang relevan harus diberikan dalam order letter. Ini adalah seperti bisnis yang lebih dan tentu saja membantu untuk mencegah kesalahan membaca untuk menyusun table barang yang dibutuhkan. Sebagai panduan untuk menyusun sebuah order letter anda harus memenuhi:

•       Reference to a source of information (referensi untuk sumber informasi)

•       List of produk to be ordered (daftar produk untuk di pesan)

•        Quantity, quality, price, catalogue number (if any) (kuantitas, kualitas, harga, nomor catalog (jika ada))

•       Details of delivery and payment (detail pengantaran dan pembayaran)

•       An order number (nomor pesanan)

Order letter digunakan untuk memesan barang sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan oleh perusahaan baik dengan menggunakan formulir perintah resmi atau tidak. Ada dua cara dalam membuat order letter, yaitu:

a. Order without using official order form (pemesanan tanpa formulir pemesanan resmi)

b. Order by using official order form (pemesanan dengan formulir pemesanan resmi)

Pemesanan tanpa menggunakan formulir pemesanan resmi dapat dilakukan dengan hanya menulis surat dengan semua rincian pesanan dengan langsung memasukkan ke dalam surat itu. Dengan demikian, surat ini berfungsi sebagai surat pemesanan, sehingga konten harus jelas, singkat dan langsung ke tujuan.

Sementara di perusahaan besar, secara umum, biasa dilakukan dengan menggunakan formulir pemesan resmi. Setiap kali Anda ingin membuat pesanan, Anda dapat mengisi kolom yang tersedia. Formulir pemesanan atau sering disebut pesanan pembelian (PO) biasanya terdiri dari:

1. No. (number) (nomor)


2. Unit price (harga peruntit)


3. Description/ items (barang)


4. Amount (Jumlah)


5. Quantity (jumlah banyak


6. Delivery date (tanggal pengiriman)


7. Type (jenis)


8. Terms of payment (cara pembayaran)

Contoh Order Leter :

Sumber:

http://ngs16.blogspot.co.id/

http://mayangadi.blogspot.co.id/2012/11/order-letter-surat-pemesanan.html

http://blog-online2.blogspot.co.id/2011/12/inquiry-letter-of-english-business.html

http://fanysuharti.blogspot.co.id/2013/11/pengertian-inqury-letter-dan-contoh.html